Fairness ist ein Thema, das in jeder Partnerschaft – egal ob privat oder beruflich – bedeutungsvoller kaum sein könnte. Wir als Eventagentur als auch die Kunden profitieren von einer transparenten und respektvollen Partnerschaft – insbesondere während sensibler Pitchphasen, aber auch bei Erstanfragen. Soweit die Theorie, leider sieht es im Agenturalltag manchmal ganz anders aus.
Doch wie sieht ein faires Miteinander in der Praxis aus? Und wie kann man sicherstellen, dass beide Parteien in einem fairen und transparenten Prozess involviert sind? Ein wiederkehrendes Problem für Eventagenturen ist das sogenannte “Free Pitching” – der Kunde möchte zwar beeindruckende Konzepte und innovative, wertvolle Ideen, scheut aber die damit verbundenen Kosten und ist nicht bereit, den Wert entsprechend zu honorieren. In einem anderen Blogbeitrag haben wir bereits ausführlicher dargestellt, wie faire Pitches im Idealfall aussehen sollten.
Klar ist: Eine gute Zusammenarbeit basiert auf Vertrauen und gegenseitigem Respekt. Wie können wir also als Eventagentur gemeinsam mit dem Kunden ein partnerschaftliches Miteinander fördern und pflegen?
Offene Kommunikation: Vom ersten Kontakt an sollte Klarheit und Offenheit herrschen. Beide Seiten sollten ihre Erwartungen, Ziele und Rahmenbedingungen klar darlegen.
Transparente Kostenstruktur: Eine transparente und faire Kostenaufstellung hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Beide Parteien sollten sich über die Leistungen und deren Preise im Klaren sein.
Vertragsgestaltung: Ein klarer, fairer Vertrag, der die Leistungen, Fristen und Zahlungen regelt, schafft Transparenz und schützt beide Seiten vor unliebsamen Überraschungen.
So weit so gut, aber was tun, wenn der Verdacht besteht, dass der Kunde nicht transparent kommuniziert oder vielleicht sogar unfaire Absichten verfolgt?
Ansprechen und Klären: Es ist menschlich: Missverständnisse können auftreten. Erster stepp sollte also sein, Unklarheiten offen anzusprechen vielleicht gibt es einfach Kommunikationsprobleme, die behoben werden können.
Festlegen von Milestones: Legt man gemeinsam spezifische Phasen und Meilensteine im Projektplan fest, sorgt dies für eine kontinuierliche Evaluation und Nachprüfbarkeit der Fortschritte. Und zwar für jede der beiden Parteien.
Exit-Strategien: Sollte trotz aller Bemühungen klar werden, dass keine echte Kooperation möglich ist, ist es ratsam, eine vorab vereinbarte Exit-Strategie zu haben. Diese sollte die Bedingungen und Konsequenzen eines Abbruchs der Zusammenarbeit beinhalten, damit beide Parteien in einem solchen Falle geschützt sind.
Klar ist: Transparenz ist das Fundament, auf dem ein vertrauensvolles und erfolgreiches Projekt aufbauen kann. Aber was genau bedeutet Transparenz in diesem Kontext?
Ehrliche Präsentation: Beide Seiten sollten ehrlich und offen über ihre Stärken und Grenzen sprechen. Dies verhindert überhöhte Erwartungen und Enttäuschungen.
Regelmäßige Updates: Klare und regelmäßige Kommunikation über den Fortschritt des Projektes hilft, Vertrauen aufzubauen. Hierzu gehören Statusberichte, Updates zu Herausforderungen und Erfolgsmeldungen.
Zugängliche Informationen: Alle relevanten Informationen sollten beiden Parteien zugänglich gemacht werden. Dazu gehören Marktanalysen, Zielgruppeninformationen oder technologische Möglichkeiten und Einschränkungen.
Fazit: Fairness ist keine Einbahnstraße, sondern ein zweiseitiger Weg, auf dem beide Parteien – Kunden und Eventagenturen – gemeinsam gehen. Ein partnerschaftliches Miteinander, das auf Offenheit, Transparenz und Respekt basiert, schafft erfolgreiche und nachhaltige Geschäftsbeziehungen. Wenn beide Seiten dies erkennen und leben, profitieren sie nicht nur von erfolgreichen Events, sondern auch von einer vertrauensvollen und langfristigen Partnerschaft.
Und: Eine Eventagentur sollte stets aufmerksam, kommunikativ und strukturiert vorgehen, um ihre Partner (die Kunden) professionell und fair zu begleiten. Kunden wiederum sollten die Kreativität und den Einsatz der Agenturen wertschätzen und entsprechend honorieren. Schließlich führt nur ein faires Miteinander zum ultimativen Ziel: Eine unvergessliche Veranstaltung, die alle Erwartungen übertrifft und als Meilenstein in der gemeinsamen Geschäftsbeziehung gilt.