Arbeiten auf Events  – Büroalltag mal anders 

Arbeiten auf Events – Büroalltag mal anders 

Wochen bis Monate lang arbeiten wir in unserem Team darauf hin, um perfekte Events für unsere Kunden zu inszenieren. Angefangen bei der Erstellung des Showkonzepts, die Recherche von unterschiedlichen Gestaltungsmöglichkeiten, über die unzähligen Anfragen von Dienstleistern bis hin zur Beauftragung von Partnern und Mitgestaltern. Die Fertigstellung einer Veranstaltungsmappe mit allen relevanten Dokumenten, wie z.B. den Plänen zur Location, Bestuhlung usw., dem Regieplan und dem Ablaufplan gehören ebenfalls dazu.  Als Eventmanager müssen wir an alles rund um Events denken und organisieren – der typische Wahnsinn des Büroalltags in einer Full-Service Eventagentur. Ja, genau so sieht es auch bei uns – Passepartout – hinter den Kulissen aus! 

Dann ist es endlich soweit, der Aufbau der Veranstaltung beginnt. Für uns als Projektmanager heißt es nun raus aufs Feld! Doch das Büro zieht mit. Denn auch auf den Events bleibt der Laptop nicht aus und viel Arbeit steht bevor. An der Location angekommen, gestalten wir uns als Projektteam erst einmal einen einfachen Raum zum Produktionsbüro um. Hier werden beispielsweise Ablaufpläne angepasst , Reservierungskarten neu gedruckt, um den neuen VIP-Gast entsprechend in Empfang nehmen zu können und über Lösungsansätze gegrübelt, um neuen Herausforderungen gerecht zu werden. Herausforderungen, für die wir vor Ort Lösungen zaubern!   

Das Produktionsbüro ist zudem die wichtigste Anlaufstelle für alle, die an dem Projekt mitwirken: Technikpartner, Künstler, Hostessen, Hausmeister, Mobiliar-Zulieferer und und und. Anders als in der Eventagentur, wo wir ein Team aus unserer Kreativabteilung, den unterschiedlichen Projektteams und unserem Chef bilden, arbeiten wir auf Events gemeinsam mit Experten mit unterschiedlichen Ausbildungen und Berufserfahrungen zusammen. Zum Teil kennt man sich kaum und die Zeit fehlt, sich richtig kennenzulernen. Dennoch müssen wir uns im Eventteam gegenseitig vertrauen, die unterschiedlichsten Charaktere akzeptieren, um an einem Strang ziehen zu können und das gemeinsame Ziel zu erreichen. Der hohe Zeitdruck und der Anspruch an jedes einzelne Event kann nur mit einem gut funktionierenden Team bewältigt werden.

Nicht nur das Team ist auf dem Event neu, auch der Aufgabenbereich. Als Projektleiter und auch als Projektassistenz der Eventagentur zählt der Blick für das Ganze. Wir bleiben nicht versteckt hinter unserem Laptop im Produktionsbüro sitzen, sondern sind auch überall dort, wo unsere Partner und Dienstleister arbeiten und unsere Gäste und unser Kunde sich aufhalten. Das gesamte Veranstaltungsgelände ist unsere Arbeitsfläche. Denn wir sind als Projektmanager Ansprechpartner von unserem Kunden, müssen sicherstellen, dass sich unsere Gäste wohlfühlen und prüfen, ob jedes Gewerk sich an die vorherigen Absprachen hält.  Wird der Zeitplan eingehalten, die Kundenwünsche umgesetzt und dabei die Sicherheit der Gäste und der Mitwirkenden nicht vernachlässigt?! Ob all das, was wir im täglich im Büro erarbeitet haben, umgesetzt wird, stimmig ist und unseren Kunden und die Gäste zufrieden macht. 

Das Arbeiten auf Events fordert viel von unserem Team. Ständige Konzentration, Arbeiten unter Zeitdruck und ein hohes Maß an Verantwortlichkeit.

Doch genau diese Herausforderung nehmen wir – Passepartout – mit Begeisterung und Leidenschaft an und verlieren dabei das Lächeln auf den Lippen nicht. 

Der mal andere Büroalltag ist für uns spannend, bringt Abwechslung und Bewegung und am Ende der Veranstaltung das langersehnte Ergebnis – einen besonderen Augenblick für unsere Kunden zu schaffen –  vieler Stunden im normalen Büroalltag!  

Ein Beitrag von Aline Juffernbruch