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Das 1 x 1 bei der Raumaufteilung eines Events

Das 1 x 1 bei der Raumaufteilung eines Events

Wer kennt noch den Gameboy-Klassiker „Tetris“? Da muss man unter Zeitdruck unterschiedliche Bausteine so passend aneinander und aufeinander packen, dass sie perfekt ineinandergreifen und zusätzlich so wenig ungenutzte Flächen wie möglich übrig lassen. Ähnlich verhält es sich mit der perfekten Raumplanung für Events, die ein Veranstaltungsplaner durchdenken muss.

Grundlegend für das 1 x 1 der richtigen Raumaufteilung eines Events ist die differente Betrachtungsweise der Veranstaltung aus unterschiedlichen Blickwinkeln.

In erster Linie sollte der Eventplaner die Veranstaltung natürlich aus der Sicht des Gastes betrachten, denn der spielt die Hauptrolle.
Für den Gast soll die Raumaufteilung – je nach Veranstaltung – entweder möglichst selbsterklärend, komfortabel und übersichtlich oder abwechslungsreich, überraschend und immer wieder neu sein. Der Gast sollte jederzeit einen Überblick über die wichtigsten Teil-Veranstaltungsflächen haben: da findet die Show statt, dort bekomme ich etwas zu essen, hier etwas zu trinken und die Toiletten und der Rauchbereich sind dort drüben – den Notausgang nicht zu vergessen. Wenn das gelingt, dann haben wir als Veranstaltungsplaner schon einmal viel richtig gemacht!

Die beste Planung im Sinne des Gasterlebnisses bringt aber nichts, wenn ich dabei die Anforderungen anderer Beteiligter außer Acht lasse: die der vor Ort aktiven Gewerke. Gerade bei Großveranstaltungen mit mehreren tausend Gästen, wie Passepartout sie mehrmals im Jahr ausrichtet, ist es enorm wichtig bei der Raumaufteilung auch die Partner mit einzubeziehen. Vor allem Gewerke wie Catering und Technik müssen bei der Planung aktiv mit einbezogen werden, damit am Ende vor Ort alles rund läuft. Wenn ich beispielsweise einem Caterer nicht ausreichend Rücklauf- und Vorbereitungsfläche zur Verfügung stelle, dann kann dieser unter Umständen nicht optimal arbeiten und würde mit der Ausgabe von Menü-Gängen in Verzug geraten. Steht der Kühlwagen zu weit entfernt vom Bierwagen kommen die Logistiker mit der Versorgung nicht nach – dann kommt es schnell mal zu Engpässen am Zapfhahn und das darf auf keinen Fall passieren! Die frühzeitige Einbindung der beteiligten Hauptgewerke stellt also einen weiteren wichtigen Schritt bei der richtigen Raumplanung einer Veranstaltung dar.

Ganz oben im Ranking steht jedoch ein Player, der in der Hierarchie der Anforderungen noch über den Gewerken und über den Kundenwünschen steht – der Gesetzgeber! Die schönste Raumaufteilung einer Veranstaltungsfläche schafft noch nicht einmal das „erste Level“, wenn dabei nicht die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Fluchtwege und Sicherheitsvorschriften erfüllt werden. Denn bei aller kreativen Inszenierung gilt: Savety first!

Es gibt also viel zu beachten bei der richtigen Raumaufteilung und die Gefahr ist groß, gerade als Nicht-Fachmann bei diesem Schritt der Eventplanung Fehler zu machen, die auf allen Ebenen fatal sein können. Wir haben bei Passepartout durch die Vielzahl an Klein- und Großveranstaltungen über viele Jahre das entsprechende Know-How gesammelt um jede räumliche Herausforderung anzunehmen. Wir schaffen es immer in das nächste Level!

So, und jetzt erst mal den Gameboy raus und ne Runde Tetris!

Ein Beitrag von Florian Jack