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Geht gar nicht – Die NO GOs auf einer Veranstaltung

Geht gar nicht – Die NO GOs auf einer Veranstaltung

Es ist soweit, der Tag X des langen Vorbereitens ist gekommen, die Veranstaltung findet statt. Vor Ort während des Aufbaus, aber auch während des Events kann noch sehr viel Unerwartetes passieren. Wichtig ist jedoch, den Überblick zu behalten. Deswegen möchte ich heute die NO GOs auf einem Event thematisieren.

1. Wir haben alles im Griff!

Als Projektleiter einer Eventagentur haben wir die Aufgabe alle „Probleme“ wenn möglich vom Kunden fernzuhalten. Wir müssen kompetent zeigen, dass wir alles im Griff haben. So fühlt sich der Gast und der Kunde gut aufgehoben. Den Überblick verlieren, in Hektik zu verfallen und das Event außer Kontrolle geraten zu lassen, ist ein absolutes NO GO! In Panik agieren und dies wohlmöglich noch vor dem Kunden, geht einfach gar nicht. Auch Konflikte werden backstage ausgetragen und nicht vor dem Kunden oder den Gästen diskutiert. 

2. Die Problemlöser!

Unser Kunde hat uns beauftragt, damit er stressfrei sein Event genießen kann. Die Agentur dient als Problemlöser. Für alles gibt es eine Lösung und wir müssen die bestmögliche nutzen – Auch wenn das ab und zu an unsere Grenzen geht. Die Probleme an den Kunden weiterzuleiten und ihn damit alleine lassen ist ein klares NO GO! Am Besten: Das Problem erkennen und die dazugehörige Lösung dafür zu haben, BEVOR der Kunde überhaupt merkt, dass es ein Problem oder eine Herausforderung gibt. 

3. Sicherheit geht vor!

Es ist fahrlässig,  ein Event weiter laufen zu lassen, wenn die Sicherheit der Gäste gefährdet ist. Hier müssen wir als Veranstalter schnell und überlegt agieren. Es ist ein NO GO eine Veranstaltung durchzuführen, nur weil die Wahrscheinlichkeit, dass etwas passiert, gering ist. Jedes Risiko kann fatale Konsequenzen haben und Sicherheit geht nun mal vor.

Dazu gehört selbstverständlich auch, die Versammlungsstätten-Verordnung und weitere rechtliche Regeln zu berücksichtigen.

4. Wir haben Hunger!

Ein NO GO, wenn nicht genug Speisen und Getränke vor Ort sind und die Gäste nicht satt werden. Aber ein größeres NO GO ist es, wenn man nichts dagegen unternimmt. Womit wir wieder bei unserem 2. Punkt als Problemlöser wären.

5. Last but not Least!

Nicht zu unterschätzen ist das Ende einer Veranstaltung. Viele Eventmanager neigen dazu, am Ende der Veranstaltung bzw. beim Abbau die Konzentration zu verlieren; „Jetzt kann ja nicht mehr viel passieren“. Oh doch! Gerade am Ende der Veranstaltung, wenn viel Alkohol bei den Gästen geflossen ist, die Mitarbeiter übermüdet sind oder die Aufmerksamkeit nachlässt. Ein NO GO ist es also, das Ende zu unterschätzen! Daher immer ausreichend Personal einplanen, damit auch der Abbau reibungslos funktioniert. 

Letztendlich ist auf einem Event alles möglich. Aber auch ein  Event, bei dem es hinter den Kulissen hakt,  kann ein gutes Event sein, solange der Gast bzw der Kunde nichts davon mitbekommt.

Was sind Ihre absoluten NO GOs auf einem Event?

Ein Beitrag von Sarah Hussain