Eventagentur passepartout: Aus einem Funken wird eine Flamme

Passepartout: Vom kleinen Funken zur Flamme – Die Entstehung eines Eventkonzeptes

Der Erfahrungsbericht einer Junior Projektleiterin – Von Nina

Fangen wir also einmal ganz von vorne an: Was heißt es denn überhaupt, Live-Kommunikation auf den Punkt zu bringen und welche Rolle spielt dabei ein roter Faden? Die Antwort ist ebenso einfach wie auch schwierig zu beantworten, denn Live-Kommunikation heißt nicht, die Schublade zu öffnen und ein fertiges Eventkonzept zu entnehmen Sondern vielmehr harte und lange Recherche in oft viel zu kurzer Zeit. Dabei entwickelt sich so ein Funke nicht in einer Nacht zu der lodernden Flamme – die Idee sollte im besten Fall reifen und optimiert werden können. Ein Eventkonzept muss also auch innerhalb kürzester Zeit den Nagel auf den Kopf treffen.

Wie entsteht eigentlich so ein Eventkonzept? Worin besteht die Besonderheit, welche Punkte müssen beachtet werden?

Nach Erhalten des Briefings haben wir oft erst einmal das große Fragezeichen im Gesicht. Das ist auch gut so, weil wir durch unsere Fragen und die Antworten des Kunden noch mehr Infos bekommen, die für eine Punktladung wichtig sind. Worauf legt der Kunde wert, wie sind die Events in der Vergangenheit gelaufen? Was hat ihm bisher gut gefallen, was weniger oder gar nicht?

Nach Briefing und der Klärung aller offenen Fragestellungen entwickeln unsere kreativen Köpfe erste Ideen und erarbeiten den Roten Faden für das Projekt. Wir stimmen das Projekt perfekt auf den Kunden ab und halten dabei nicht nur das Budget sondern auch die Wünsche des Kunden im Auge. Dem Mangel an Zeit ist es oftmals geschuldet, dass die Kreativität eingeschränkt bzw. herausgefordert wird. Die Konzepterstellung an sich ist ein kreativer Prozess, indem man nicht nur die Idee, den Funken, sondern auch sich und seine Arbeit immer ein Stückchen weiterentwickelt.

Ein wichtiger Baustein bei der Erstellung eines Konzeptes ist vor allem die Kommunikation bei uns – also der Austausch der kreativen und operativen Köpfe. Die Projektleiter informieren sich, welche Ideen möglich und umsetzbar sind, recherchieren wie wild, sichten Angebote, bewerten diese, um sie dann auszuwerten und zu einem fertigen Produkt zusammen zu fügen. Kreativität und Umsetzung arbeiten im gesamten Projekt Hand in Hand. Das Unternehmen, das Motto und der rote Faden finden sich in jedem einzelnen Baustein des Events wieder und die Kunden erleben einen einzigartigen Moment an einem der außergewöhnlichsten Orte.
Aus dem Funken ist eine Flamme geworden.