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Strukturiertes Arbeiten in der Eventbranche

Strukturiertes Arbeiten in der Eventbranche

Strukturiertes Arbeiten eines jeden Einzelnen
Eine Studie hat ergeben: 85% der Chefs glauben, dass Mitarbeiter, deren Arbeitsplatz ungeordnet ist, weniger professionell arbeiten. Besonders in der Eventbranche ist eine professionelle Herangehensweise jedoch sehr wichtig.
Wenn es um Ordnung am Arbeitsplatz geht, gehen bei uns die Meinungen im Team auseinander und jeder von uns hat seine individuelle Vorstellung von Ordnung. Die Einen schwören auf Aktenordner, die Anderen auf Hängeregister, die Nächsten wollen alles digitalisieren und erhoffen sich zukünftig das papierlose Büro.
Das wäre nicht weiter schlimm, wenn jeder nur für sich arbeiten würde. Doch wir arbeiten an jedem einzelnen unserer Projekte als Team. Sobald Aufgaben im Team erledigt werden, wird unstrukturiertes Arbeiten zur zeitintensiven und fehlerbehafteten Herausforderung.

Wichtig ist uns, dass jeder seinen individuellen Freiraum behält. Doch einfache Ordnungsregeln minimieren den Zeitverlust, ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten – auch im Fall von Urlaubsvertretungen oder bei Krankheiten. Fällt mein Teampartner oder andere Team-Kollegen aus, weiß ich, was akut zu erledigen und zu beachten ist.

Strukturiertes Arbeiten im Team
Um das strukturierte Arbeiten im Team zu gewährleisten und auch zu erleichtern, gibt es bei uns ein Handbuch, das über die Jahre in teambildender Gruppenarbeit entstanden ist und regelmäßig aktualisiert wird.
Mit diesem Handbuch finden sich nicht nur neue Mitarbeiter schneller in unseren Abläufen zurecht und verstehen sehr schnell die Zusammenhänge. Auch langjährige Teammitglieder können sich jederzeit über die aktuellen Arbeitsabläufe informieren.

Neues Projekt – Neues Team
Unsere Teams sind am erfolgreichsten, wenn die unterschiedlichen Projektleiter sich ergänzen und sämtliche Stärken optimal genutzt und Fehler somit vermieden werden. Diversifiziertes Arbeiten hat in der Eventbranche eine besonders hohe Relevanz, da wir uns stetig neu erfinden müssen.
Die richtige Team-Zusammensetzung sowie klare Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten sind ein enormer Motor für strukturiertes und effizientes Arbeiten an großen Projekten.

Zuständigkeiten ermöglichen, dass wir uns nicht erst lange durchfragen müssen, sondern direkt den richtigen Ansprechpartner kennen. So werden die Wege zu den richtigen Informationen deutlich verkürzt und Störungen vermieden.

Strukturiertes Arbeiten hat für jeden Einzelnen eine andere Bedeutung, da wir im Laufe der Zeit unterschiedliche Herangehensweisen entwickeln. Analog sowie Digital ist eine einheitliche Arbeitsweise jedoch Voraussetzung. Für eine erfolgreiche Umsetzung eines Projektes sollten grundlegende Strukturen auf den Computern sowie auch in den Ablageordnern wiederzufinden sein. Andernfalls laufen Teams Gefahr, wichtige Informationen zu verlieren und nicht auf sie zurückgreifen zu können. Gerade in der Eventbranche sollte der schnellen Reaktion auf beispielsweise Anfragen nichts im Wege stehen.

Strukturiertes Arbeiten in Prozessen
Um strukturiertes Arbeiten zu ermöglichen, lohnt sich ein Blick auf sämtliche Prozesse in unserer Agentur. Zunächst haben wir mit der Betrachtung von Prozessen begonnen, die sich regelmäßig wiederholen.

Wie funktioniert bei Ihnen z.B. der Weg vom Angebot bis zur Rechnungsstellung?

Strukturiertes Arbeiten ist dort möglich, wo die Prozesse einfach gehalten werden und klare Zuständigkeiten bestehen. Einfache Prozesse sind dadurch gekennzeichnet, dass Warte- und Wegezeiten reduziert werden und größtmögliche Transparenz gewährleistet ist.

Darauf kommt es an
Unerlässlich für den reibungslosen Ablauf ist die Einhaltung der Strukturen und Regeln, die wir gemeinsam im Team erarbeitet und festgelegt haben

Mein I unser Fazit
Eine gute Struktur verhilft zum Erfolg – die Erfahrung haben wir gemacht!

Ein Beitrag von Sylvia Thum