Über Improvisation auf Events oder:  Warum man den Concierge einfach lieben muss

Über Improvisation auf Events oder: Warum man den Concierge einfach lieben muss

„Ein Concierge zum Verlieben“ ist ein Film aus den 90ern, der – und das weiß ich erst, seitdem ich in der Eventbranche arbeite– sehr viel realer ist, als ich dachte. Um was es geht? Um ein Improvisationsgenie – ein Allroundtalent – eine Organisationskoryphäe, der den Gästen eines großen Luxushotels sämtliche Wünsche erfüllen kann, die fast unmöglich zu erfüllen sind. Tickets für den restlos ausverkauften Super-Bowl? Karten für die Broadway Premiere? Ein Foto Shooting mit dem Präsidenten? Es gibt fast nichts, was unser Film-Concierge nicht hinbekommt. Und das hat eine ganze Menge mit unserem täglichen Job zu tun, bzw mit den Herausforderungen, vor denen wir auf Events manchmal stehen. Trotz einer detaillierten, minutiösen Planung…

Für uns beginnt die Planung für Events meist Monate oder sogar Jahre vor dem geplanten Umsetzungsdatum. Man wendet viel Zeit und Liebe fürs Detail auf, kennt bald jeden beauftragten Dienstleister per Du, kann alle Gewerke rückwärts im Schlaf aufsagen und die Pläne fast schon aus dem Kopf zeichnen. Man ist wirklich gut vorbereitet. Aber zuletzt gehört zur Vorbereitung das Wissen, dass irgendetwas dennoch anders kommen wird, als man denkt. Es kann viele Gründe haben, dass etwas nicht so passiert, wie man es ursprünglich lange durchdacht hat und die meisten Faktoren kann man nicht beeinflussen. Ein Kollege, Dienstleister oder wichtiger Künstler kann plötzlich erkranken. Ein Stau oder Unfall läßt ein Gewerk nicht rechtzeitig erscheinen. Oder der Kunde wünscht sich schlichtweg kurzfristig eine Änderung. 

Egal was es ist: Was einen guten Event Manager ausmacht – ist, wie er auf die Dinge die man nicht planen kann, reagiert. Ob es sich nun um ein großes Problem, was schnelles Handeln und Finden einer Alternative nach sich zieht, oder eine Kleinigkeit, die mit etwas Panzerband oder einem Kabelbinder geregelt werden kann, handelt. Man muss einen kühlen Kopf bewahren, kreativ sein, Ideen haben und schnell in aller Kürze kritische Entscheidungen treffen, um alles in die Wege zu leiten, damit Events unvergessliche Erlebnisse bleiben. 

Zurück jetzt zum Concierge – als Synonym für die oft unsichtbaren Helfer vor Ort. Manchmal steht man als Eventmanager in einer fremden Stadt, in einem unbekannten Hotel vor einer Situation, in der Insiderwissen und „Er kennt Gott und die Welt“ gefragt sind.  Es sind so oft diese im Hintergrund agierenden Orga-Talente, die einem in den misslichsten Lagen zur Seite stehen und immer noch ein Ass aus dem Ärmel zaubern.  

Ganz ehrlich: An wen sonst könnte man sich wenden, wenn man mitten in der Nacht noch Manschettenknöpfe, Socken oder ein Hemd eines ganz speziellen Herstellers in genau der richtigen Größe auftreiben muss. Unzählige Male haben diese diskreten „Helden“ schon dazu beigetragen, dass doch zum richtigen Zeitpunkt alles geliefert werden konnte, was gefordert war. Um es abschließend auf den Punkt zu bringen: Einen erfolgreicher Eventmanager und einen Concierge verbinden ein gut funktionierendes und gut aufgestelltes Netzwerk und natürlich viel Erfahrung.

Denn: Perfekte Planung ist Pflicht, aber gekonnte Improvisation die Kür.

Ein Beitrag von Jan Treutler