Die Eventplanung eines Firmen-Sommerfests ist eine gute Gelegenheit, Wertschätzung zu transportieren, die Arbeitsmoral zu stärken, das Teamgefühl zu fördern und den Mitarbeitenden für ihre Arbeit zu danken. Ein gelungenes Sommerfest kann die Beziehungen innerhalb eines Unternehmens nachhaltig stärken und einen positiven Eindruck hinterlassen. Und damit Ihre Eventplanung für ein Sommerfest ein voller Erfolg wird, haben wir Ihnen eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten erstellt.
Ihr Firmen-Sommerfest: Sammeln Sie Ideen und Themen, welche die Interessen Ihrer Mitarbeitenden widerspiegelt und gleichzeitig für eine unvergessliche Atmosphäre sorgen. Vielleicht binden Sie Ihre Mitarbeitenden im Vorfeld mit ein, damit aus dem Fest eine gemeinsame Veranstaltung wird. Egal, ob eine chillige Beach Party, eine glamouröse Hollywood-Nacht oder ein traditionelles Oktoberfest – das richtige Thema kann die Stimmung maßgeblich beeinflussen.
Nutzen Sie das sommerliche Wetter und integrieren Sie Outdoor-Aktivitäten in Ihr Rahmenprogramm. Interaktion und Teamspiele fördern das Miteinander. Ergänzen Sie das Programm mit entspannten Aktivitäten wie Yoga-Sessions im Freien, um für jeden Geschmack etwas anzubieten.Richten Sie Bereiche ein, in denen sich Ihre Mitarbeitenden entspannen und erholen können. Bequeme Sitzgelegenheiten, Hängematten und vielleicht sogar eine Cocktailbar im Freien bieten eine perfekte Gelegenheit, sich zurückzulehnen und die Atmosphäre zu genießen.
Allgemein: Checkliste für eine erfolgreiche Eventplanung
Nicht nur für die Eventplanung eines Sommerfestes, sondern für Events im Allgemeinen, sollte folgendes definiert werden:
- Die Ziele der Veranstaltung
Zunächst ist es wichtig, die Ziele Ihrer Veranstaltung zu identifizieren. Was sind Ihre kurzfristigen und langfristigen Ziele? Muss das Event eine bestimmte Botschaft vermitteln, Mitarbeiter motivieren oder etwas anderes?
- Das vorgeschlagene Datum
Wählen Sie ein Datum, das für die Mehrheit der Mitarbeitenden bzw der Gäste passt.
- Das Budget
Wenn Sie diese Veranstaltung schon einmal durchgeführt haben, können Sie Ihr bisheriges Event-Budget als Basis verwenden. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Inflation, Preiserhöhungen in der Lieferkette und alle neuen Faktoren, wie etwa digitale Add-ons und Nachhaltigkeitsanforderungen, berücksichtigt werden. Um Ihr Budget festzulegen, benötigen Sie außerdem eine umfassende Liste aller Kostenpositionen im Event-Lebenszyklus. Wenden Sie sich daher frühzeitig an die Lieferanten, um Angebote einzuholen.
- 4. Location:
Suchen Sie nach einem Ort, der sowohl praktisch als auch atmosphärisch zu Ihrem Thema passt. Denken Sie bei Ihrer Eventplanung auch an eine Schlechtwetter-Lösung.
- Catering:
Berücksichtigen Sie bei der Planung des Essens- und Getränkebedarfs der Veranstaltung nachhaltigere Wege und Möglichkeiten zur Reduzierung von Verschwendung. Menüauswahl, Zeitpunkte und die Art und Weise, wie Ihre Speisen und Getränke serviert werden (Buffetstil, Tischservice usw.), sollten sowohl auf Ihre Gesamtziele als auch auf die Anzahl der Teilnehmer und die Gestaltung Ihrer Agenda abgestimmt sein. Stellen Sie sicher, dass sowohl auf der Bühne als auch hinter der Bühne Gläser, Wasser und Snacks für Moderatoren und Künstler verfügbar sind.
- Zeit- und Ablaufpläne
Erstellen Sie Zeit- und Ablaufpläne mit Meilensteinen und Deadlines , die als Arbeitsgrundlage und gleichzeitig als Kontrollinstrument für alle Beteiligten dienen.
- Entertainment
Auch hier bietet sich an, Ihre Mitarbeitenden mit einzubinden, sie Teil des Ganzen sein zu lassen: Indem sie mitgestalten und ihre Stimme mit einbringen können. Oder: Planen Sie als Überraschung und besondere Wertschätzung einen Top Act mit ein, mit dem niemand rechnet.
- Feedback:
Sammeln Sie nach der Veranstaltung Feedback, um zukünftige Events zu verbessern.
Ein sorgfältig geplantes Event wie ein Sommerfest kann eine gute Möglichkeit sein, die Bindung innerhalb Ihres Teams zu stärken und eine positive Firmenkultur zu fördern. Mit den richtigen Ideen und einer durchdachten Eventplanung wird Ihr Sommerfest zu einem unvergesslichen Ereignis, das noch lange in positiver Erinnerung bleiben wird.