Arbeitsalltag bei Passepartout – Ein Blick hinter die Kulissen

„Du bist bestimmt immer unterwegs“ – das hört man als Eventmanager oft. Ja, wir sind viel unterwegs aber die meiste Zeit verbringen auch wir im Büro. Der Alltag bei Passepartout spielt sich zum größten Teil in der Agentur ab. Meetings, Telefonate, Angebote und Excel-Tabellen gehören bei Passepartout genauso dazu, wie in jedem anderen Büro auch.

Mein Arbeitstag bei Passepartout beginnt gegen 09:00 Uhr. Flexible Arbeitszeiten erlauben uns, auch mal etwas früher oder später anzufangen. Der erste Gang, während der Computer startet, geht zur Kaffeemaschine. Kurz bei den Kollegen im Büro vorbeischauen und dann kann es losgehen. Zunächst checke ich meine Mails. Was hat Priorität, was kann warten? Als nächstes schaue ich in den Terminkalender, welche Termine und Meetings anstehen, um den Tag zu strukturieren.
Die einen lieben und die anderen hassen sie – TO DO LISTEN. Für mich aber ein Muss im hektischen Agenturalltag. So kann ich sicher gehen, dass nichts untergeht oder in Vergessenheit gerät. Zu Beginn einer jeden Woche und eines jeden Tages schreibe ich eine kurze Liste. Hier wird klar festgelegt, was wann bearbeitet wird und bis wann was fertig gestellt sein muss. 

Immer Montags um 10:00 Uhr findet unser Teammeeting statt. Hier besprechen wir, was in dieser Woche ansteht, wer wann im Büro ist und an was die einzelnen Projektteams zur Zeit arbeiten. Wer benötigt Unterstützung und wer hat Kapazitäten und kann unterstützen? So bekommen alle Mitarbeiter einen Überblick, an was gearbeitet und mit was die Kollegen sich eigentlich gerade beschäftigen.

Eingespielte Projektteams ermöglichen strukturiertes Arbeiten

Bei Passepartout arbeiten wir in Projektteams, die grundsätzlich aus einem Junior und einen Seniorprojektleiter oder Projektleiter bestehen. Insgesamt gibt es 5 Projektteams plus die Kreativabteilung, die sich um die Konzepte und Pitches kümmert. Jedes Projektteam arbeitet an eigenen Veranstaltungen, betreut eigene Kunden, ist eigenständig für die Budgets, die Vorbereitung und die Umsetzung verantwortlich.
An großen Veranstaltungen arbeiten auch mehrere Projektteams zusammen, die bestimmte Teilbereiche eigenverantwortlich übernehmen. 

Jedes Team teilt sich ein Büro, was die Kommunikation zwischen Junior – und Seniorprojektleiter fördert. Auf Großraumbüros wurde ganz bewusst verzichtet. Konzentriertes Arbeiten ist ein Muss für alle – denn die kleinsten Fehler im Ablaufplan, im Regieplan oder in der Vorbereitung eines Events können große Auswirkungen auf den Veranstaltungsablauf und Erfolg einer Veranstaltung haben. So sitzen wir meist zu zweit in einem Büro, können uns untereinander austauschen und diskutieren ohne die Kollegen zu stören.

Die gesamte Vor – und Nachbereitung von Projekten liegt in den Händen des Projektleiters. Wie das Team dabei seinen Tag gestalten, ist ihnen selbst überlassen. Hauptsache zum Ende einer Deadline sind die Aufgaben erledigt, der Kunde bekommt seine Antworten und Kostenupdates rechtzeitig und die Dienstleister wissen, was benötigt wird. Das bedeutet aber auch, dass man nicht um Punkt 6 seinen Stift fallen lässt. Wenn es erforderlich ist, dann sitzen wir auch mal etwas länger im Büro, um wichtige Dinge fertigzustellen, die kreativen Gedanken noch auf Papier zu bringen oder die Ruhe nach 18:00 Uhr zu nutzen, die umfangreiche Kalkulation noch einmal zu prüfen. 

Gemeinsames Mittagessen zur Förderung der Kommunikation

Wer kennt sie nicht – die Kollegen die schon um 11:00 Uhr Hunger haben und nach dem Mittagessen fragen. Ich muss zugeben, auch ich gehöre manchmal dazu. Unsere Mittagspause ist zeitlich flexibel, manchmal essen wir schon um 12:00, manchmal erst um 14:00 Uhr, je nachdem wie es passt. Das Schöne an den Mittagspausen bei Passepartout ist, dass das gesamte Team zusammen an einem langen Tisch sitzt. Hier tauschen wir uns aus und können aber auch mal über andere Dinge sprechen, als nur über die Arbeit. Einfach mal eine halbe Stunde abschalten und durchatmen. Eine Runde um den Block spazieren gehört für viele auch dazu, um den Kopf frei zu bekommen und um sich mit voller Energie wieder in die Arbeit zu stürzen. 

Was bei der ganzen Arbeit aber nicht fehlen darf ist der Spaß. Wir nehmen uns gegenseitig auf den Arm, machen Witze und Späße und stoßen gerne gemeinsam an. 

On the road

Es gibt natürlich auch die Tage oder Wochen im Jahr, in denen wir viel unterwegs sind.  Aber hierzu zählen nicht nur die Veranstaltungen an sich. Für fast jede Veranstaltung gibt es eine sogenannte Site Inspection, bei der Hotels, Locations oder Destinationen besichtigt werden. Eine Site Inspection oder auch Vorreise ist fast immer zwingend notwendig, um die perfekte Veranstaltung umzusetzen. Wir schauen uns die Infrastuktur vor Ort an, messen, fotografieren, malen uns im Kopf schon aus, wie es am Tag der Veranstaltung aussehen kann… Präsentationstermine beim Kunden, Verhandlungsgespräche, Agenturvorstellungen und Termine mit den Behörden gehören ebenfalls zum Agenturleben dazu. 

Aber das was uns doch alle am meisten begeistert und wo wir uns besonders drauf freuen sind doch die Veranstaltungen und Inszenierungen. Wenn es endlich los geht, wenn endlich das, was wir im Büro so lange geplant und vorbereitet haben umgesetzt wird. Wenn wir den Alltag der Agentur mal hinter uns lassen und uns in das Abenteuer Veranstaltung stürzen, wenn nicht immer alles nach Plan läuft, wenn es keine To-Do Listen gibt, an denen wir uns festklammern können. Wenn wir ein paar Tage aus dem Büro rauskommen und unser Besten geben – alles geben, um den Moment perfekt zu machen.

Trotzdem freuen wir uns nach einer erfolgreichen Umsetzung dann doch wieder auf das Büro   :-).