Organisation und Struktur sind das A und O bei der Planung von Events. Und das bedeutet: Wenn wir als Projektleiter dabei den Überblick verlieren, haben wir unseren Job nicht richtig gemacht!
Unsere Arbeitszeit besteht prozentual zum größten Teil aus Planung und zum kleinsten Teil aus der tatsächlichen Umsetzung vor Ort. Je besser wir planen, umso reibungsloser verläuft der Tag, der Abend oder auch mehrere Tage, die beispielsweise auch ein Incentive dauern kann.
Kurz: Ein Event ist ein organischer Prozess, der sich permanent und stetig weiter entwickelt; daher ist es sehr wichtig für den Erfolg, dass wir je nach Anforderung unsere Planung strategisch anpassen.
Wir können folgende Unterscheidung vornehmen:
1. Die strategische Planung mehrerer paralleler Events
2. Die strategische Planung detailliert für das ganze Event
3. Die strategische Planung für einen bestimmten Eventbereich
1.
Als Projektleiter oder Eventmanager planst Du meist nicht nur ein einziges Event über mehrere Monate, sondern hast 4-5 parallele Events, die du gleichzeitig planen musst. Umso wichtiger ist es, deine Planung nach Prioritäten aufzuteilen und auf keinen Fall alles gleichzeitig zu machen. Setze dir Ziele pro Tag und lass dich durch andere Projekte nicht ablenken!
2.
Am wichtigsten ist die strategische Planung jedoch bei der Planung eines gesamten Events. Hat sich der Kunde erstmal für dein Konzept entschieden, geht es ins Detail – Recherchen, Kundenabsprachen, Dienstleisterabsprachen, Teamabsprachen. Auch hier zählt wieder, was hat Priorität! Ich investiere lieber einen ganzen Tag in eine strukturierte To-Do Liste und in einen detaillierten Zeit- und Ablaufplan, als unorganisiert in eine Detailplanung einzusteigen. Diese Strukturierung hilft mir insgesamt einen Überblick zu behalten und nichts zu vergessen. Zeitmanagement ist ein ganz wichtiges Thema bei der Planung von Events. Mit dem Zeitplan können keine Optionen vergessen, die Dienstleister rechtzeitig beauftragt werden und ganz wichtig, dein Kunde ist immer auf den aktuellen Stand! Selbstverständlich ist bei der Eventorganisation mit Unvorhergesehenem zu rechnen. Dem kann ich allerdings gelassener und lösungsorientierter gegenübertreten, wenn alle anderen Bereiche wie am Schnürchen laufen.
3.
Und dann gibt es noch die strategische Planung in einem bestimmten Eventbereich. Gegebenenfalls wird das Team in verschiedenen Event-Teams aufgesplittet wie z.B. Technik, Entertainment, Guest Management, Catering. Jeder einzelne Bereich ist für sich strategisch zu unterteilen. Das Entertainment wird wahrscheinlich schneller abgeschlossen sein als das Guest Management. Andersrum sind viele Eventbereiche voneinander abhängig. Plant der Bereich Guest Management beispielsweise mit einer falschen Personenanzahl, ist auch das Catering davon betroffen. Wichtig ist, dass die strategische Planung aller Bereiche am Ende zusammengeführt und immer wieder verglichen werden.
Abschließend kann man sagen, dass eine Eventagentur, aber auch das generelle Projektmanagement durch strategische Planung lebt und abhängig ist. Nur so können Ressourcen genutzt und das vorgegebene Ziel erreicht werden.