Eigentlich ist es ziemlich simpel: Gutes Briefing = Gutes Konzept = Gutes Event.
Aber so einfach ist eben in der Realität leider doch nicht. Natürlich gibt es Kunden, deren Briefings die Herzen jedes Kreativen höher schlagen lassen, weil sie auf den Punkt bringen, was für ein Konzept wichtig/relevant ist und dem Konzeptioner ein Bild und eine Vorstellung vermitteln. Doch häufig gibt es eben diese Briefings, die viel mehr Fragen aufwerfen, als sie beantworten und um die geht es in unserem heutigen Blogbeitrag.
Vorab: Ein gutes Briefing gibt im ersten Schritt Antworten auf die bekannten W-Fragen: WER möchte WAS, WANN und WO veranstalten? WARUM und für WEN soll das Ganze konzipiert werden? Und: WIE stellt sich der potenzielle Kunde das vor und WIE VIEL darf das Ganze kosten?
So sieht das im Einzelnen aus:
- WER bin ich?
Je besser wir Sie kennen lernen, desto besser werden wir Sie verstehen. Und desto besser wird das Ergebnis. Sprich: Infos wie Ansprechpartner, Kontaktdaten, Anzahl Mitarbeiter,
Umsatz, Standorte, Firmenstruktur, Vertriebsstruktur, Historie, Unternehmenskultur, Corporate Identity und das Leitbild sind für uns sehr wichtig – und hier zählt der Grundsatz „Weniger ist mehr“ nicht – im Gegenteil: Wir wollen noch mehr wissen. Zum Beispiel die strategischen Unternehmens- und Marketingziele, das Angebotsportfolio, Kundenstruktur, die aktuelle Marktsituation und auch wie der Wettbewerb aussieht.
- WAS, WANN und WO?
WAS ist der Anlass der Veranstaltung und WAS ist die konkrete Aufgabe an uns als Agentur?
Oder auch: Um WAS geht‘s? Um eine Gala, ein Seminar, ein Symposium, eine Tagung, Konferenz oder Messe? Oder um ein Kick Off, Produkt-Launch, einen Tag der Offenen Tür …?
Und: WANN soll das Ganze stattfinden und WO? Wurde schon eine Destination oder eine Location angedacht?
- WARUM machen wir das eigentlich?
Oder auch: WAS sind die Ziele? WAS soll erreicht werden? WAS sind die Haupt- bzw. Nebenziele? Damit wir mit unserem Konzept ins Ziel und damit ins Schwarze treffen können, müssen wir wissen: Geht es um Informationsvermittlung oder steht eine Imageverbesserung im Fokus? Wollen wir motivieren und/oder aktivieren? Oder geht es noch um etwas anderes?
Hier schließt sich direkt die nächste Frage an, nämlich:
- Für WEN machen wir das? WER soll erreicht werden? Und auch hier ist das Mehr besser als das Weniger. Wir haben verstanden: Sie möchten beispielsweise ein Mitarbeiterfest veranstalten.
Die Zielgruppe ist also definiert. Ganz wichtig ist aber auch: Wer sind die Menschen – wie alt sind sie durchschnittlich, wie groß ist der Männer/Frauenanteil? Geht es um Führungskräfte oder ist vom Azubi bis zum Vorstand alles dabei? Werden Partner:innen mit eingeladen? Gab es vergleichbare Events in der Vergangenheit für die Zielgruppe und wenn ja, was blieb positiv in Erinnerung? Was kam gar nicht gut an? Gibt es weitere Erkenntnisse von vorangegangenen Events?
- Wissen Sie schon, WIE und WAS Sie wollen?
Man könnten die Frage auch so formulieren: WIE sehen Ihre Vorgaben für die Ausgestaltung aus? Zum Beispiel die Integration des Events in bestehende Kommunikationsmaßnahmen oder Wünsche hinsichtlich des Programms (Künstler, Redner, Programmpunkte, Themen).
Dazu zählen auch Vorgaben für den Hoteltyp bei mehrtägigen Veranstaltungen, die Art der Location, des Caterings, Rahmenprogramms, Organisation …
Kurz: All das, was Sie an Bildern hinsichtlich Ihrer Veranstaltung im Kopf haben, sind wichtige Infos für uns als Agentur.
- WIE viel?
Dies scheint eines der schwierigsten Fragen zu sein, bekommt man als Agentur doch häufig die Antwort: „Wir haben noch kein Budget – wenn uns die Ideen gefallen, sind wir bereit, auch mehr auszugeben. Denken Sie ganz frei …“
Ich behaupte: Jeder Kunde hat eine bestimmte Zahl im Kopf. Jeder Kunde weiß in etwa, was er bereit wäre, auszugeben. Nur wir als Agentur wissen das nicht. Und was nützt es, frei in Bildern eines Audis zu denken, wenn der Kunde einen Smart im Kopf hat. Unser Credo bei Passepartout ist: Im Prinzip gibt es kein zu kleines Budget – nur zu hohe Erwartungen. Das heißt: Liebe Kunden, bitte gebt uns eine Vorgabe, einen Budgetrahmen und wir werden das bestmögliche an Ideen für Euch entwickeln, ohne genau diesen Rahmen zu sprengen.