Agentur Passepartout – Großveranstaltungen

Eventagentur passepartout: „Think big“ – Gedanken zu Grossveranstaltungen

Die Frage „Darf es etwas mehr sein?“ kennt sicherlich jeder von uns aus dem Supermarkt. Aber manchmal gilt das im übertragenen Sinne auch im Eventgeschäft. Nämlich dann, wenn man es dank eines kreativen Konzepts und überzeugender Präsentation mal wieder schafft eine der großen Ausschreibungen für sich zu entscheiden. So, wie diesen Monat bei uns, der Eventagentur Passepartout  geschehen.

„Think big“ bedeutet auch große Herausforderung 

„Etwas mehr“ bedeutet in diesem Fall: 1 Veranstaltung 1 Jahr Vorlaufzeit, 2 Aktionstage, 2 Standorte und ca. 35.000 Besucher! Als „Sahnehäubchen“ obendrauf dann noch ganz spezielle Sicherheitsanforderungen, die das normale Maß bei vergleichbaren Veranstaltungen deutlich übertreffen.
Bei Projekten dieser Größenordnung und mit diesen Rahmenbedingungen sind dann naturgemäß auch auf Kundenseite viele Bereiche und Stellen involviert, die alle berücksichtig werden möchten. Dann gilt es, die über ein Dutzend Ansprechpartner zu überzeugen, dass diese fremden Agenturmenschen, die da auf einmal mit am Tisch sitzen, denn auch die Richtigen für dieses Projekt sind. Richtig kniffelig wird es zudem, wenn manche Bereiche auch Bedenken gegen die geplante Veranstaltung hegen. Hier muss der Projektmanager dann ab und an auch mal zum Diplomaten werden, um alle Beteiligten „in’s Boot“ zu holen.

Große Ideen werden Realität

Aber das sind genau die Projekte, wegen derer wir diesen Job machen! Denn bei diesen Projekten bekommen wir oftmals die Möglichkeit, so manch tolle und außergewöhnliche Ideen, die wir schon lange im Kopf haben, Realität werden zu lassen. Dann kommt die Gelegenheit, etwas wirklich Großes auf die Beine zu stellen, etwas zu erschaffen was gut strukturiertes Projektmanagement erfordert und bei dem das gesammelte Know-How der Projektteams einfließen muss, damit alle Eventualitäten bedacht und sämtliche Risiken ausgeräumt werden. Denn eines darf man nicht vergessen: im Event-Geschäft gibt es keine Beta-Phase, Soft-Opening oder eine Generalprobe. Wenn die Türen aufgehen heißt es „Showtime!“ und dann muss alles funktionieren, ein „nochmal von vorne“ gibt es nicht!
Die Uhr tickt…. T-351, also machen wir uns an die Arbeit und sagen: „Ja, es darf etwas mehr sein!“

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