Site Inspection und Incentive-Reisen in Corona-Zeiten

„Ich packe meinen Koffer und nehme mit“ – Site Inspection und Incentive-Reisen in Corona-Zeiten

Die Reiselust ist ungebrochen. Und gerade jetzt, nach monatelanger Entbehrung, was das Reisen in fremde Städte und Länder angeht, stehen Incentive-Reisen wieder hoch im Kurs. Gingen Trips in den vergangenen Monaten eher nach Berlin und München oder wurden ganz abgesagt, sind nun wieder (fast) alle Ziele möglich und die Firmen freuen sich, ihre Kunden, Top-Verkäufer, Mitarbeiter wieder auf die Reise nach Malta, Tromsö oder Sansibar schicken zu können.

Doch ganz so einfach ist „Ich packe meinen Koffer und ich nehme mit…….“ in Zeiten des Corona-Virus leider nicht mehr. Dort, wo früher wie selbstverständlich und ohne viel Nachdenken Sonnenmilch, Reisepass und ein gutes Buch ganz oben auf der Liste der „Reise-Must-Haves“ gestanden haben, wurden diese Plätze mittlerweile abgelöst.

Vielmehr heißt es nun „digitaler Impfpass“ und „Corona-Testnachweis“ auf den Spitzenplätzen der „was muss ich unbedingt mit auf das Incentive nehmen“-Liste. Denn wer eins von diesen Reise-überlebenswichtigen Dingen nicht mit dabei hat, steht auch schon mal am Zielflughafen oder der Landesgrenze und wird umgehend entweder in Quarantäne gesetzt oder mit dem nächsten Flugzeug wieder nach Hause geschickt. Bye Bye!

So sind heutzutage, um so etwas zu vermeiden, die Vorbereitungen für Site Inspections und Incentive-Trips anders – sie sind intensiver und mit ein bisschen Arbeit für die Firma, die Agentur und den Gast verbunden. Das A&O lautet hier nun INFORMIEREN, um nicht statt Sonne, Strand oder Berge eine böse Überraschung zu erleben.

Bei der Site Inspection wird nun nicht mehr nur auf Dinge wie das Flair der Locations oder den Fun-Faktor der Programmpunkte geachtet – wichtig sind hier vielmehr nun Fragen wie „Mit wie vielen Personen darf man an einem Tisch sitzen?“, „Wie weit müssen die Tische auseinander stehen“, oder „Wie groß darf die Gruppe für den Ausflug maximal sein?“ Die Planung muss im Vorfeld gut und genau sein, um bei der eigentlichen Reise auf alle Beschränkungen vorbereitet und für alle Vorgaben gewappnet zu sein. Die ausführende Agentur muss bestens informiert sein und dafür sorgen, dass sie ständig „up to date“ ist, die neusten Entwicklungen und Änderungen kennt, um sofort reagieren zu können.

Wichtig ist es vor allem auch, dem Ziel die Frage zu stellen „Hey, was erwartest du von mir? 2G? 3G? Mit Test? Ohne Test? Darf ich überhaupt kommen? Und wenn ja, muss ich alles digital dabei haben oder reicht oldschool alles auf Papier?“ Denn so unterschiedlich alle Länder sind, so haben auch alle Länder unterschiedliche Regeln, was die Einreisebedingungen sowie Tests und Quarantäne betrifft. Und was ist, wenn ich wieder zurück nach Hause möchte? Lassen sie mich dann, aus meinem Urlaubsland kommend, zu Hause wieder rein oder muss ich meine Zelte die nächsten Wochen auf Malta am Strand aufschlagen?

Und die gleiche Frage müssen im Vorfeld auch die Gäste beantworten – welche Voraussetzungen bringen sie mit? Sind sie Geimpft? Genesen? Getestet?

Um in diesem Dschungel aus Vorgaben und Vorschriften, die sich erschwerend im Moment auch ständig ändern, den Überblick zu behalten und sich möglichst sicher durch das Minenfeld der verschiedenen Länder-Regeln zu manövrieren, muss die Agentur die verschiedensten Kontakte stets bereit haben, um gezielt auf Änderungen in Beschränkungen und Vorgaben eingehen zu können. Neben einem Blick auf die Seite des auswärtigen Amtes, Auswärtiges Amt – Auswärtiges Amt (auswaertiges-amt.de) vor der Abreise, auf der man unter dem Reiter „Sicher Reisen“ das Reiseland und alle dafür relevanten Vorgaben, Hinweise und Informationen, um seinen Trip planen zu können, auf den Punkt zusammengefasst bekommt – besteht im Zielland Impflicht? Gibt es eine Reisewarnung? Welche G-Regel muss ich befolgen und was muss ich beachten, wenn ich wieder in Deutschland einreisen möchte? – müssen auch die Kontakte zu den Locations und den Reiseveranstaltern vor Ort regelmäßig gehalten werden, um keine Änderung in den Restriktionen zu verpassen.

Zugegeben, eine Incentive-Reise zu planen ist schwieriger geworden und nun mit einigem Mehraufwand in Sachen Reise-Regeln für die betreuende Agentur verbunden. Doch mit guter Vorbereitung und dem Sammeln der nötigen Informationen im Vorfeld sowie der Beachtung bestimmter Regeln im Zielland auch in Corona-Zeiten kein Problem mehr. Und so können wir uns nun endlich wieder darauf freuen, dass es heißt „Tschüss regnerisches Deutschland – der Flug nach Malta steht nun für die Passagiere zum Einsteigen bereit.“

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