Für alle denen das Pareto Prinzip nichts sagt: Vilfredo Federico Pareto war ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe, der von 1848 bis 1923 lebte. Er betrachtete die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen und leitete daraus ein Prinzip ab, das letzten Endes auch nach ihm benannt wurde. Das Pareto Prinzip besagt, dass mit einem Arbeitsaufwand von 20 %, ganze 80 % des Ertrags erwirtschaftet wird, allerdings für die letzten 20 % des Gesamtertrags, 80 % des Gesamtaufwands geleistet werden muss.
Doch wo überschneiden sich nun der Bodenbesitz Italiens und die tägliche Arbeit von Eventagenturen?
Die Anfrage geht ein…
Das Motto wird erstellt, der rote Faden kreiert, Anfragen an Dienstleister verschickt, die erste Ablaufplanung zusammengestellt…
Das Konzept steht, geht in den Pitch und wird gewonnen.
Die Verträge werden unterzeichnet, es gibt Champagner, die Agentur feiert den Erfolg.
In den nächsten Wochen werden die Gewerke beauftragt, dann steht eigentlich 80 % des Projektplans, sodass die Projektleitung & deren Team erstmal etwas verschnaufen können. Schließlich sind die übrigen 20 % nur noch Ablaufoptimierung und weitere Absprachen mit den Gewerken. Ansonsten kann die Veranstaltung ja so schon umgesetzt werden.
Klingt erstmal logisch oder?
Oder: Die letzten 20 Prozent
Betrachtet man diese 20 Prozent etwas genauer, so fällt auf, dass hier nichts wirklich essenzielles mehr bearbeitet werden muss. Die größten Bausteine des Events stehen, alles ist beauftragt, eigentlich findet man hier nichts, dass man bei oberflächlicher Betrachtung als Grundbestandteil einer Veranstaltung einordnen würde. Dennoch sind es genau diese fehlenden 20 Prozent, die zu einem 100 prozentigen Event beitragen, es sogar ausmachen oder auch zum Scheitern bringen können. On top kommt hier der zweite Teil des Pareto Prinzips, denn: Die fehlenden Prozente bedeuten an dieser Stelle 80 Prozent des gesamten Projektaufwands.
Von der Detailplanung bis zur Durchführung ist es noch ein langer Weg, auf dem viele Stolpersteine zu finden sind.
Vom genauen Eintreffen der Gewerke und deren Reihenfolge, über detaillierte Personalplanung des Services bis hin zum sekundengenau getakteten Menüservice oder die Musikauswahl der Hintergrundbeschallung während eines Essens. Jede noch so geringe Kleinigkeit muss mit akribischer Genauigkeit getaktet und abgestimmt werden. Ein umfangreiches Troubleshooting möchte genauso gut geplant sein wie beispielsweise die exakte Ausrichtung jedes Möbelstücks, Designelementes, Laufwege für Gäste und Personal oder, so banal es auch klingen mag, die Servietten auf den Tischen (oder doch lieber an den Buffetflächen?).
Auch auf der Veranstaltung selbst gibt es nun mindestens ebenso viel zu beachten. Hier bekommt das Wort Detailtreue meist nochmal eine ganz neue Bedeutung.
Eine leicht schiefe Tischdecke zum Beispiel fällt dem ein oder anderen Gast oder sogar dem Auftraggeber ebenso auf, wie ein, durch nicht exakt eingehalte Menüplanung, nur noch lauwarmer Teller, oder der nicht richtig temperierte Wein und bleibt negativ in Erinnerung. Bei jeder noch so durchdachten und bis ins Detail geplanten Veranstaltung gibt es aber dennoch akute Vorfälle, die es zu handeln gilt bzw. viele Momente in denen Eventagenturen Ihr Bestes tun müssen, um eine Lösung zu finden. Dies passiert, (im besten Fall) ohne dass der Kunde auch nur etwas von dem entstandenen Problem ahnt, bevor es gelöst wurde. Auch die Nachbereitung einer Veranstaltung darf nicht vernachlässigt werden, Feedback vom Kunden und eine durchdachte Erfolgskontrolle sind wichtige Elemente für eine weitere gute Zusammenarbeit.
Fazit:
Bei einem Pitch stellen die meisten Eventagenturen dem Kunden das Konzept als schlüsselfertig geplantes Ganzes vor. Etwas zu 80 % fertiges, das man mit den zusätzlichen 20 % so umsetzen kann.
Was allerdings oft nicht gesehen wird, sind die Arbeiten, die im Hintergrund stattfinden.
Ausrichtende, akribisch planende, kalkulierende und troubleshootende Arbeiten.
Die komplette Umsetzung, inklusive Aufbau, Abbau, Catering, Entertainment…
Nachbereitung, Rechnungsstellung, Erfolgskontrolle, Feedbackgespräche….
Eben Paretos fehlenden 20 Prozent.