Als Eventagentur haben wir im normalen Tagesgeschäft eher weniger mit Ticketing und Promotion zu tun. Da unser Fokus u.a. auf Coporate Events liegt, stehen die entsprechenden Gäste bereits im Vorfeld fest und werden gezielt eingeladen. Aber: Wir sind Veranstalter der Beach Party Kamp-Lintfort, unsere einzige eigene öffentliche Veranstaltung. Die wir – wie unsere anderen Veranstaltungen auch – erfolgreich und perfekt planen und umsetzen wollen. Und dazu gehört ein ordentliches Ticketsystem und ganz viel Promotion, Promotion, Promotion…
Online-Ticketing
Noch vor einigen Jahren lag das Online Ticketing komplett in unseren Händen. Heute kaum noch vorstellbar, da hier intern dafür viel Kapazität und Zeit gebunden wurde. Wie das in der Praxis aussah? Die Online Ticketanfrage über die Homepage, wurde intern jeden Morgen bearbeitet und eine Bestellbestätigung inkl. Überweisungsdaten verschickt. Jede Woche wurden dann – nach Überprüfung des Zahlungseinganges – die Tickets ganz altmodisch per Post versendet. Diese Vorgehens- und Bearbeitungsweise ist nicht mehr zeitgemäß, effizient und umsetzbar. In der Spitze mussten mehr als 50 Bestellungen an einem Tag bearbeitet werden. Fazit: Eine andere Lösung musste her.
Heute können unsere Gäste online auf unserer Homepage, ganz einfach und unkompliziert die Tickets bestellen, direkt bezahlen und bekommen sie sofort per Mail zugeschickt. Darüber hinaus können wir verschiedene Aktionen / Vergünstigungen selbst gestalten, Statistiken erstellen und immer wieder neue Veranstaltungen anlegen. Damit haben wir nicht nur Arbeitszeit gewonnen, sondern können die Anzahl der verkauften Tickets in kürzerer Zeit erheblich steigern. Doch dazu gehört natürlich noch mehr – nämlich Werbung in eigener Sache. Womit wir beim zweiten Thema wären…
Promotion
Unser Ziel ist es selbstverständlich, so viele Gäste wie möglich für den Besuch unserer Veranstaltung zu begeistern. Neben einem runden und ansprechenden Programmablauf, sowie einer einwandfreien Organisation, gehört hier ebenfalls Promotion dazu. Und auch diese hat sich im Laufe der Zeit verändert. Während früher unsere Promoter täglich Flyer in der Stadt verteilt haben, sitzen wir nun vor unserem Social Media Account. Durch Facebook und Instagram erreichen wir eine breite Zielgruppe. Diese Seiten helfen uns dabei, Aktionen schnell und mit einer breiten Streuung anzukündigen. Wir haben sogar richtige Beach Party Fans, die uns folgen und aktiv bei jedem Posting Feedback geben. Fakt ist, dass durch Social Media die Promotion sehr vereinfach wurde, und wir persönlicher mit unseren Gästen kommunizieren können.
Was allerdings immer gleich bleibt und bleiben wird: Man muss sich mit der Zielgruppe auseinandersetzen, um sie auf unterschiedlichen Kanälen ansprechen zu können. Unsere Altersgruppe für die Beach Party liegt zwischen 18 – 60 Jahren. Deswegen lassen wir auch weiterhin die guten alten Printmedien nicht außer Acht. Plakate und Banner hängen in ganz Kamp-Lintfort und Umgebung, Flyer werden weiterhin auf großen Veranstaltungen von professionellen Promotionteams verteilt, Roll-Ups mit den Veranstaltungs-Infos stehen an unseren Vorverkaufsstellen. Und ja: Wir haben auch noch Vorverkaufsstellen. Hier gibt es ganz normale Hard-Tickets für die Gäste, die eben nicht alles online machen möchten.
Schlussfolgernd ist natürlich alles digitaler und einfacher geworden, aber trotzdem ist unsere Altersgruppe so breit aufgestellt, dass wir auch unterschiedliche Wege bei der Vermarktung unserer Veranstaltung gehen wollen und werden.