Das Bühnenprogramm ist ein wesentlicher Baustein eines Events. Und neben einem guten Regisseur muss auch die Arbeit im „Hintergrund“ – also backstage – reibungslos funktionieren.
Als rechte Hand des Regisseurs ist das Stage Management dafür zuständig, dass alles und alle zur richtigen Zeit bereit stehen. Als Ansprechpartner für alle Redner und Akteure auf der Bühne, muss dafür gesorgt werden, dass zunächst alle pünktlich zu ihrer Probe erscheinen – die meist zeitlich sehr knapp bemessen ist. Grobe Abläufe, Gehwege und die richtigen Zeitpunkte und Signale müssen abgestimmt und kommuniziert werden.
Der Regieplan ist hierbei die wichtigste Grundlage. Darin stehen alle Abläufe von Auf- und Abgängen der Redner über Ton-, Licht- und Videoanweisungen bis hin zu Bühnen Setting und Anweisungen für das Stage Management. In diese Spalte kommen alle Informationen, was von backstage auf die Bühne kommt und geht: Redner mit Headset, Stage Hands, die Möbel auf der Bühne auf Position bringen müssen, Hostessen, die mit den richtigen Umschlägen auftreten müssen, Show Acts, Sänger, Materialien wie Urkunden Pokale, Blumensträuße, Wasser für die Redner etc. Das Stage Management ist zuständig dafür, dass all das kurz vor Auftritt Stand-by steht und jeder weiß, was und wie es zu tun ist.
Alles auf Position, die Show kann beginnen! Dann eine Info vom Team an der Akkreditierung: einige VIP-Gäste verspäten sich aufgrund eines Staus auf der Autobahn, die Show muss um 10 Minuten nach hinten verschoben werden. Das bedeutet, der gesamte Zeitplan verzögert sich und muss kurzfristig neu angepasst werden Endlich: die Saaltüren sind zu, der Countdown läuft! Steht der nächste Step bereit, wird eine kurze Info an die Regie gegeben. In diesem Fall: „Moderation Stand-by!“ Der Regisseur – mit Blick auf die Bühne – gibt wiederum den Cue an das Stage Management zum richtigen Zeitpunkt: „Film ab! Bühnensetting auf Position 4! Moderation raus!“ Alles muss schnell gehen und reibungslos verlaufen. Ist das nicht der Fall muss sofort reagiert werden. Auch bei den intensivsten Vorbereitungen kann es passieren, dass Redner früher als geplant fertig sind, die falsche Person anmoderiert wird, die Hands den Stehtisch auf die falsche Seite der Bühne stellen oder dass ein Redner nicht pünktlich zu seinem Auftritt an der Location antrifft. Was dann? Es muss eine schnelle, aber elegante Lösung gefunden werden und im besten Fall so, dass keiner etwas davon bemerkt. Oft ist man in solchen Fällen auf die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit der Techniker oder der Moderation angewiesen. Zur Not, muss der Stage Manager selbst auf die Bühne um die Situation zu retten.
Erster Teil vorbei – Pause. Zeit zum Durchatmen, allerdings auch für eine kurze Regiebesprechung und um die nächsten Schritte vorzubereiten.
Dankesreden, Blumensträuße werden überreicht, Ausblick auf die nächste Veranstaltung und Verabschiedung durch die Moderation – es ist geschafft! Und trotz der Anspannung der letzten 12 Stunden freut man sich schon auf das nächste Mal… .