Agentur Passepartout – Akkreditierung

Der erste Eindruck zählt – Über die Akkreditierung bei Veranstaltungen

Nach einem erfolgreichen Teilnehmermanagement VOR einer Veranstaltung, muss dieser Erfolg auch bei der Veranstaltung selbst fortgeführt werden. Dazu gehört – neben der Kommunikation im Vorfeld – ein möglichst einfacher und schneller Prozess beim Check-In der Gäste.

Welche Möglichkeiten gibt es?

In vielen Fällen erhalten die Teilnehmer vorab ein sogenanntes E-Ticket, das mit einem individuellen QR-Code (engl. Quick Response) versehen ist. Hinterlegt sind meist alle Anmeldedaten des jeweiligen Gastes. Bei Ankunft wird dieses E-Ticket in digitaler Form auf dem Smartphone oder ausgedruckt vorgezeigt, und mit einem speziellen QR-Code Scanner gelesen. Soll bei einer Veranstaltung jeder Gast beispielsweise ein individualisiertes Namensschild erhalten, gibt es die Möglichkeit, den QR Code zu scannen und mit Hilfe von speziellen Softwares individuell bedruckte Namensschilder zu erstellen. Hier können Name, Position, Firma und weitere gewünschte Merkmale individuell hinzugefügt werden.
In einigen Fällen werden klassische Eintrittskarten vorgezeigt, in anderen Fällen werden klassische Namenslisten abgehakt.

Ein umfangreiches Briefing hilft

Für alle Check-In-Verfahren gilt: Alles muss reibungslos und zügig verlaufen, denn: Kein Gast möchte vor einer Veranstaltung lange in einer Schlange stehen und warten. Dies gelingt, in dem man professionelle Mitarbeiter und Hostessen einsetzt, die im Idealfall schon mit der Software vertraut sind und die Prozesse des Check-Ins kennen. Durch ein detailliertes Briefing der Hostessen im Vorfeld kann der Check–In optimiert werden. Zu diesem Briefing zählen nicht nur die Erklärung der Software, sondern auch Details der Veranstaltung, dem Kunden und zum Ablauf des Events.
Meist sind die Hostessen der erste und letzte Ansprechpartner bei einer Veranstaltung und somit auch Kontaktperson bei Fragen oder Problemen. Alle Beteiligten müssen also über die Gegebenheiten der Location (WCs, Garderobe, Ein- und Ausgänge) Bescheid wissen und Fragen zu Abreisemöglichkeiten (Taxi, U-Bahn, Hotels) beantworten können.
Ein gepflegtes, höfliches und freundliches Auftreten sollte selbstverständlich sein. Immerhin sorgen die eingesetzten Hostessen und Mitarbeiter für den ersten Eindruck, den ein Gast bei Ankunft gewinnt. Zudem sollte eine ausreichende Anzahl an Hostessen und Mitarbeitern beim Check-In zu den Stoßzeiten gewährleistet sein.

Ein negativer Eindruck beim Check-In, verursacht durch zu lange Wartezeiten, fehlerhafte Systeme oder unprofessionelle Mitarbeiter, wirkt sich negativ auf die Stimmung der Gäste aus und kann den Gesamteindruck einer Veranstaltung beeinflussen.

Um eine Veranstaltung also rundum zu einem vollen Erfolg zu machen, müssen erfolgreiches Teilnehmermanagement im Vorfeld und die Akkreditierung vor Ort Hand in Hand gehen.

Denn auch bei jedem Event gilt:
Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.

Jetzt teilen mit
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on google
Share on pinterest
Share on skype
Share on telegram
Share on xing
Share on whatsapp
Share on email

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *