Agentur Passepartout – Teilnahmemanagement

Keep it simple: Über erfolgreiches Teilnehmermanagement

Wenn wir von Veranstaltungen sprechen, fällt uns oftmals als erstes das Thema Location ein – oder Catering – Hotels – das Rahmenprogramm – Inszenierungen – Transfers – Logistik und und und. Was sehr in unseren Köpfen in den Hintergrund gerät – eben weil es sich im Hintergrund abspielt – ist das Teilnehmermanagement. Insbesondere bei Großveranstaltungen muss an dieser Stelle „alles laufen“ und das nicht nur am Tag der Veranstaltung.
Das bedeutet: Ein erfolgreiches Teilnehmermanagement beginnt weit im Voraus und meist mit einem Onlinetool für die Gäste mit der Möglichkeit zur Registrierung. Hier gilt der Grundsatz: Keep it simple. Der Anwendungsprozess muss einwandfrei laufen und für jeden verständlich und einfach gestaltet werden.
So vermeidet man „Operationen am offenen Herzen“ – nachträgliche Änderungen am Onlinetool – und zeitintensives Problem- und Beschwerdemanagement.

Warum?
Die Gefahr, dass potentielle Teilnehmer aufgrund eines unübersichtlichen oder technisch problematischen Online Registrierungstools an einer Veranstaltung nicht teilnehmen, ist zu groß. Die Erwartungshaltung gegenüber dem Internet ist hoch: Es muss schnell gehen, fehlerlos funktionieren und das jederzeit. Wer hat heute denn noch die Geduld, sich mit ungenügenden Homepages herum zu schlagen?!
Nach mehreren Testläufen und der Nutzungsfreigabe beginnt die Veranstaltungskommunikation. Auch hier ist große Sorgfalt geboten!
Informationen, die der Besucher einmal erhält, prägen sich ein und Änderungen können nur schwer im Nachhinein lückenfrei an alle Teilnehmer kommuniziert werden. Um auf der anderen Seite den Gast nicht mit einem „Kommunikations-Overload“ zu überfordern, müssen die wichtigsten Informationen knapp, präzise und übersichtlich formuliert werden.
Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt beim Teilnehmermanagement im Vorfeld ist die Teilnahmebestätigung, die erneute Kontaktaufnahme kurz vor der Veranstaltung und ggf. die Ausstellung des Tickets. Hier können Neuigkeiten, zuvor „geheime“ Highlights oder weitere wichtige Informationen kommuniziert werden.
Während der Veranstaltung muss ein reibungsloser und zügiger Check-in und Registrierung der Gäste oberste Priorität haben.

Und nachher?
Ein sorgfältig gepflegtes Teilnehmermanagement ist auch für die erfolgreiche Nachbereitung wichtig, um das Event und Botschaften nachträglich in den Köpfen der Teilnehmer zu verankern. Es können Dankesschreiben, Links zu Fotogalerien verschickt oder Feedback der Besucher eingeholt werden.
Und hier fängt auch schon wieder alles von vorne an, denn: Nach dem Event ist vor dem Event.

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