Agentur Passepartout – Logistik

Logistik bei Großveranstaltungen – das „Tetris“ für Eventprofis

Die meisten werden es noch kennen: Das eigentlich recht simpel aufgebaute, aber dennoch kniffelige Spiel „Tetris“, mit dem man auf diversen Spielkonsolen viele Stunden sehr unterhaltsam verbringen konnte.
So ähnlich, wie bei gesagtem Computerspiel, gestaltet es sich zuweilen mit der Logistik bei Großveranstaltungen, wenn man eine große Anzahl von Lieferanten und Dienstleistern in einem sehr eingeschränkten Zeitfenster koordinieren muss. Ständig muss man schauen, wie was zusammen passt und wie man die unterschiedlichen „Bausteine“ miteinander kombinieren kann, damit in möglichst kurzer Zeit ein großes Ganzes daraus wird.

Entscheidend für eine saubere Logistikplanung sind Werkzeuge, wie zum Beispiel ein Bauzeitenplan, in dem alle Gewerke aufgelistet sind. In diesem Plan werden nicht nur die Lieferanten an sich, sondern auch die kalkulierten Zeitfenster eingetragen, die der jeweilige Lieferant sowohl für Anlieferung als auch für den Aufbau des Materials benötigt, das er liefert.
Dabei sind unterschiedliche Faktoren zu berücksichtigen. Zum einen muss natürlich darauf geachtet werden, dass Werkzeuge, wie beispielsweise Gabelstapler oder Scherenbühnen geliefert werden, bevor der Lieferant kommt, der diese Hilfsmittel für den Aufbau seines Materials benötigt. Ganz wichtig ist in diesem Zusammenhang natürlich im Vorfeld die Abfrage bei den Dienstleistern, was denn für den Aufbau und Abbau benötigt wird.
Zum anderen ist aber auch die zeitliche Reihenfolge, in der die Lieferanten getaktet werden, ein wichtiger Punkt. Wenn ein Lieferant dem anderen im Weg steht und dieser dadurch nicht abladen bzw. aufbauen kann, dann kann es zu unnötigen Wartezeiten kommen. Diese sind sowohl für den vorher geplanten Ablauf, als auch das Budget schädlich, denn es können nicht unerhebliche Kosten dadurch entstehen.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der gerne vernachlässigt wird, ist die benötigte Lagerfläche für Leergut während der Veranstaltung. Gerade bei Großveranstaltungen, bei denen große Mengen an Mobiliar oder Infrastruktur (Zeltbau, Umzäunungen, Untergrundabdeckung, Verstromung, etc.) benötigt werden, fällt zuweilen auch eine entsprechende Menge Leergut an. Als Leergut bezeichnet man in diesem Zusammenhang die Behältnisse, in denen Materialien transportiert und gelagert werden. Stühle zum Beispiel kommen nicht einzeln gestapelt, sondern werden zumeist auf sogenannten Stuhlwagen transportiert, die aus rollbaren Stahlkonstruktionen bestehen. Oft können Lieferanten das Leergut nach der Anlieferung wieder mitnehmen, aber zuweilen auch nicht. Dies sollte im Vorfeld eindeutig geklärt sein, damit es vor Ort nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt.

Level 2 bei der Logistikplanung ist dann erreicht, wenn zusätzlich noch das Thema „Sicherheit“ ins Spiel kommt. In der heutigen Zeit gewinnen Sicherheitskontrollen immer mehr an Bedeutung. Diese beziehen sich nicht nur auf Personen, sondern durchaus auch auf Material. Gerade bei Veranstaltungen auf Liegenschaften von großen Unternehmen oder staatlichen Behörden kann es durch Kontrollen bei der Anlieferung zu deutlichen Verzögerungen kommen, die im Vorfeld berücksichtigt und an die Lieferanten kommuniziert werden sollten.

Und last but not least noch ein wichtiger Punkt: eine Veranstaltung endet nicht mit dem Ende der Show, oder wenn alle Gäste gegangen sind, sondern dann, wenn der Abbau beendet ist!
Ein sauber organisierter und kontrollierter Abbau gehört genauso zu einer gut geplanten Veranstaltung, wie der Aufbau. Passend zum Leitspruch: „Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung!“

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1 thought on “Logistik bei Großveranstaltungen – das „Tetris“ für Eventprofis”

  1. Gut zu wissen, dass für eine saubere Logistikplanung Werkzeuge, wie zum Beispiel ein Bauzeitenplan, in dem alle Gewerke aufgelistet sind, entscheidend sind. Mein Neffe möchte sich im Bereich des Transports und der Logistik ausbilden lassen. Er wird den Tipp beherzigen und sich zu diesem Zweck einen Bauzeitenplan anschaffen.

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