Der Einsatz von digitalen Event Tools mit iPads oder iPods während einer Tagung oder Konferenz ist natürlich nichts Neues; nichts desto trotz: Die Auswahl an digitalen Tools und Apps für Events wird immer vielfältiger und die Nachfrage von Kunden und Agenturen immer größer. Um die Gäste ideal in eine Veranstaltung einzubeziehen, wird heute häufig mit digitalen Software Event Tools gearbeitet. Diese werden ganz individuell auf den Kunden zugeschnitten und an die Veranstaltung angepasst. Durch Logos, Key Visuals, Farben und Texte wird das Tool wird zur CI-konformen Software.
Die meisten Anbieter von Event Tools stellen nicht nur die Software, sondern auch die Hardware für eine Veranstaltung zur Verfügung. Häufig wird mit iPods oder iPads gearbeitet. Der Gast muss also nicht sein eigenes Smartphone nutzen und Apps herunterladen oder Websites öffnen, sondern kann ganz bequem mit dem vorprogrammierten Gerät agieren. Bei der Auswahl an Tools innerhalb eines Systems sind kaum Grenzen gesetzt: Egal, ob es sich um Live-Voting, Feedback, offene Fragerunden oder Quiz-Fragen handelt.
Das Live Voting ersetzt auf einfache Art und Weise die früheren Abstimmungsgeräte und bietet darüber hinaus eine visuell ansprechende Benutzeroberfläche. Vorab werden Fragen in das System integriert. Durch die Regie werden diese Fragen an ausgewählten Stellen einer Tagung oder Konferenz freigeschaltet, die Fragen und Antwortmöglichkeiten öffnet sich bei den Gästen auf dem Device und die Ergebnisse werden live auf der Leinwand oder den Bildschirmen dargestellt. Auch hier sind in der Darstellung alle Möglichkeiten vorhanden – ob als Balken – oder Tortendiagramm, als WordCloud oder in Prozentzahlen. Je nach Veranstaltung und Ablauf gibt es für die Gäste die Möglichkeit, Fragen über das Gerät zu stellen, die direkt bei der Regie landen. Die Regie kann die Fragen nun filtern oder die Fragen ungefiltert direkt an die Moderation und auf die Leinwand senden. Dies ist nur ein kleiner Auszug aus dem, was Software Tools alles können. Zudem gibt es die Möglichkeit, auf den Geräten eine Agenda des Tages abzubilden, Rednerprofile anzulegen und Informationen für die Gäste zu hinterlegen.
Aber warum überhaupt das Ganze? Was bieten Event Tools für einen Mehrwert auf einer Veranstaltung?
Gerade auf Tagungen und Kongressen werden Unmengen an Informationen vermittelt, Wissen soll schnellstmöglich und nachhaltig an die Teilnehmer weitergegeben werden. Der Erfolg der nachhaltigen Vermittlung scheitert aber oft an den einfachsten Dingen: Langweilige, eintönige Redner, überfüllte PowerPoint-Folien und mentales Abschalten bei der klassischen Frontalbeschallung. Und genau an diesem Punkt setzen Eventtools ein. Die Gäste werden in den Ablauf und den Ausgang einer Tagung oder Konferenz aktiv eingebunden. Meinungen der Gäste wird Aufmerksamkeit geschenkt, Rückfragen werden direkt beantwortet. Es dient also im ersten Ansatz dazu, die Gäste mit in eine Tagung einzubeziehen und die Aufmerksamkeit dieser über die gesamte Tagung zu erhalten. Zudem fühlen sich die Gäste und Teilnehmer dadurch wertgeschätzt, verstanden und erhört. Denn wann haben die Teilnehmer sonst die Möglichkeit, konstruktive Kritik anonym zu äußern, den Verlauf einer Konferenz mitzubestimmen und Rückfragen zu stellen?
Und: Die Anonymisierung fördert die Anzahl an Fragen und Äußerungen nachweislich. Die Teilnahme ist erfahrungsgemäß groß und das Feedback zu diesen Systemen immer besonders gut.
Für das Unternehmen ergeben sich auch Vorteile: Alle Rückfragen, Antworten und Ergebnisse werden übersichtlich in einer Tabelle nach der Veranstaltung zusammengestellt und ausgewertet. So ist es simpel, die Veranstaltung Revue passieren zu lassen und auch Ergebnisse aus verschiedenen Veranstaltungen zu vergleichen und zu optimieren. Und ganz ehrlich gesagt: Es macht für den ersten Eindruck schon viel her, wenn auf jedem Tisch iPads liegen, die alle das Key-Visual der Veranstaltung zeigen oder man auf jedem Stuhl ein iPod findet. Der erste Eindruck bei den Gästen ist direkt positiv, die Vorfreude auf die Veranstaltung steigt und auch im Nachgang werden sich die Gäste gerne erinnern.
Aus Sicht der Gäste und des Unternehmens bieten diese Systeme eine Menge Vorteile für eine Tagung oder Konferenz. Und wir sind uns sicher: Hier wird es in der Zukunft noch viel mehr geben und eine Tagung ohne Eventtools ist kaum noch vorstellbar.