Agentur Passepartout – Pitches Brücke

Wie eine Brücke Pitches und eine Eventagentur verbindet

Ein Pitch ist wie eine Brücke – man muss ihn immer von zwei Seiten bauen!

Neulich in der Eventagentur an einem beliebigen Donnerstagmittag um 16:27 Uhr:

Sie haben Post!

Sehr geehrter Herr Lenders,

anbei sende ich Ihnen im Rahmen unserer Ausschreibung das Briefingdokument für …

Wir würden uns sehr über Ihre Teilnahme an unserem Pitch freuen und sind schon jetzt gespannt auf Ihre Ideen und Ihr Konzept! Die 2-stündige Präsentation aller drei Destinationen findet in zwei Wochen statt.

Bitte geben Sie mir bis zum xxx kurz eine Rückmeldung darüber, ob Sie an unserer Ausschreibung teilnehmen werden. Mit freundlichen Grüßen…

Au weia! Juchuuu! Und jetzt?!? Plötzlich und unerwartet ist er da! Der Pitch für das Mitarbeiterfest, die Incentivereise oder die Jubiläumsgala! Super- tolle Chance – spannendes Projekt. Aber wer macht´s??? Ok, ich sag den Fam-Trip nächste Woche ab und meine Verabredung zum Essen wird ich auch mal wieder vertrösten! Man könnte manchmal meinen, das Bild, das Unternehmen vom Alltag einer Eventagentur haben, sieht wie folgt aus: die Projektleiter und Konzeptioner sitzen am Schreibtisch, drehen Däumchen und starren den Bildschirm an, in der freudigen Erwartung, dass doch endlich eine Mail wie oben beschrieben kommen möge! Und wenn sie dann endlich da ist, springen alle jubelnd auf, tanzen vor Freude einmal um den Schreibtisch, schmeißen Konfetti und stürzen sich – endlich – in die Arbeit. Doch leider entspricht das ungefähr so sehr der Realität wie die sagenumwobene Schublade, aus der das Konzept dann gezogen wird und nur noch das Datum angepasst werden muss.

In der Realität zeigt sich nun, ob eine Agentur gut und professionell aufgestellt ist oder eher reaktiv agiert. Denn so ein Pitch kann – je nach Umfang und Komplexität – eine Abteilung oder ein Projektteam über mehrere Tage oder Wochen lahmlegen.  Daher haben wir bei der Eventagentur passepartout eine eigene Konzeptionsabteilung, die sich nur um Pitches und Konzepte kümmert. Das ist ein hoher personeller und damit auch finanzieller Aufwand, der von der Agentur betrieben wird, um den Wunsch der Kunden nach Kreativität und kurzfristiger Angebotserstellung entsprechen zu können.

Ich verstehe nur nicht, warum die Unternehmen nicht im eigenen Interesse, ein „save the date“ verschicken. Es gibt sie schließlich, die seltene Spezies der Einkäufer, die kurz anrufen und darüber informieren, das in der übernächsten Woche eine Ausschreibung kommen wird, deren Laufzeit dann vier Wochen beträgt. Super! Damit kann man doch planen. Denn mit so einer Planungsgrundlage innerhalb der Eventagentur kommt ja vielleicht sogar ein noch besseres Ergebnis raus, weil man nicht unter Zeitdruck mit den kurzfristig verfügbaren Ressourcen die erstbeste Idee ausarbeiten muss, sondern vielleicht auch nochmal neu ansetzen kann. Ein Unternehmen entscheidet sich schließlich auch nicht spontan, eine Kundenveranstaltung, Außendienst-Motivation oder Konferenz für mehrere (hundert-)tausend Euro auszuschreiben.

Meine Lieblingserklärung dazu: „Wir wollen Ihre Flexibilität testen!“ Dummerweise hat Kreativität nicht mit Flexibilität zu tun, genauso wenig wie mit Sentimentalität, Souveränität oder Fakultät! Sie enden nur alle auf -tät!

Ein Pitch ist wie eine Brücke – man muss ihn immer von zwei Seiten bauen! (sehr frei nach Ulrich Beer)

Auch wenn die Aufgabenstellung an die Eventagentur geht, entbindet es doch den Auftraggeber nicht von einer gewissen Mitwirkungspflicht. Die wichtigsten Infos müssen ausgegeben werden, er muss sich die Zeit zur Beantwortung für Rückfragen nehmen, die Bewertungskriterien müssen transparent sein ….. aber dazu mehr an einem anderen Tag!  Nur das Save-the-date möchte ich hier nochmal erwähnen!

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