Bevor wir auf die Bedeutung von langfristigen Bindungen zwischen Kunden und Eventagentur kommen, mal eine Frage an Sie privat: Könnten Sie sich vorstellen, dass die Beziehung zu Ihrem Partner so gut funktionieren würde, wenn Sie ihn und er Sie, sich jeden Tag neu kennen lernen müssten? Jeden Morgen die Frage: „Wie möchtest Du Deinen Kaffee? Trinkst Du überhaupt Kaffee? Oder lieber Tee? Oder nichts von beidem? Wurst oder Käse? Ach, Du frühstückst gar nicht – na, wenn ich das gewusst hätte!“ So könnte man es wahrscheinlich den ganzen Tag fortführen. Und wo würde es hinführen? Wahrscheinlich zu Frust und einem zeitigen Beziehungs-Aus.
Da ist es doch gut, wenn man seinen Partner kennt und weiß was er mag, was er nicht mag, wie er tickt und was er für Vorlieben hat. Denn nur so kann man auf ihn eingehen und die Beziehung zu einer langfristigen und erfolgreichen Partnerschaft entwickeln.
Der Kunde und seine Agentur
Der Beziehungsalltag zwischen Eventagentur und Kunde schaut jedoch oftmals genauso aus, wie im ersten Absatz angedeutet. Es gibt unendliche viele Fragen, Abstimmungsrunden, Korrekturschleifen, Missverständnisse, unnütze E-Mails und viel „Arbeit für die Tonne“. Dies führt zu dann oftmals zu gestressten Veranstaltungsplanern und noch viel schlimmer – zu einem genervten Kunden, weil die Eventagentur ihm nicht Arbeit abnimmt, sondern ihm eher noch Arbeit macht.
Dieser Zustand ist aus einer Entwicklung heraus geboren, die bei vielen, zumeist größeren Unternehmen daraus entstanden ist, dass man meint durch den ständigen Wechsel der Eventagentur, sowohl im finanziellen als auch im kreativen Bereich, das beste Ergebnis für sich zu erzielen. Dies ist aus meiner Sicht jedoch ein Trugschluss in doppelter Hinsicht!
Kommen wir zuerst einmal zum kreativen Bereich. Gerade in der Konzeptionsphase einer Kundenveranstaltung ist es das „A und O“ den Kunden zu verstehen. Fragen, wie „Was möchte er mit der Veranstaltung erreichen?“, „Wer ist die Zielgruppe?“, „Welchen Look & Feel soll die Veranstaltung haben?“, „Welche Außendarstellung möchte er erzielen?“
Nur wenn der Konzeptioner bei diesen Fragen aus seinem Erfahrungsschatz der langfristig bestehenden Zusammenarbeit schöpfen kann, wird er ein maßgeschneidertes und auf die Belange des Kunden zu 100% einzahlendes Konzept erstellen können.
Treue zahlt sich aus
Auch auf dem finanziellen Sektor führt eine langfristige Partnerschaft für den Kunden zu einem positiven Gesamtergebnis. Durch die Erfahrung, die der Projektmanager auf Agenturseite durch die langfristige Beziehung gesammelt hat, weiß er genau, welcher Leistungsumfang den Erwartungen des Kunden entspricht (z.B. bei Anfragen ohne genaue Budgetangabe) oder wie er bei der Gesamtkalkulation einer Veranstaltung, die Bereiche, auf die der Kunde besonders viel Wert legt (z. B. Technik, Branding, Künstler), entsprechend gewichtet, damit er dem Kunden ein Angebot vorlegen kann, das seine individuellen Prioritäten entsprechend berücksichtigt.
Davon abgesehen bringt die effiziente Zusammenarbeit, die in einer langfristigen Beziehung zwischen Eventagentur und Kunde gewachsen ist, einen weiteren, unbezahlbaren Vorteil mit sich, den viele Unternehmen in keiner Bilanz bewerten: die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter im Veranstaltungsbereich. Denn auch die müssen sich ja bei kurzfristigen Beziehungen auf immer wieder neue Ansprechpartner einstellen – und wer will das schon?
In diesem Sinne: Lassen Sie uns Partner sein und gemeinsam erfolgreich bis an das Ende unserer (Arbeits)tage leben! 🙂