Agentur Passepartout – Beach Party

Beach Party Kamp-Lintfort – 1 Jahr Vorbereitung und der Tag X

Zum dritten Mal haben wir – die Eventagentur passepartout – die Beachparty in Kamp-Lintfort veranstaltet. Für uns, die normalerweise Events für unsere Kunden umsetzen, ist es immer etwas Besonderes, selbst der Gastgeber zu sein.

In zwei Tagen Aufbau verwandelt sich das insgesamt 7.000 m² große Gelände – das Panoramabad Pappelsee – zu einer Veranstaltungslocation.
Mit namhaften Schlagerstars wie Mickie Krause, Claudia Jung, Achim Petry und vielen mehr stieg letzten Samstag eine große Party mit 6.000 Besuchern.
Auf unserer 10×6 Meter großen Bühne fühlten sich unsere Künstler pudelwohl, das Highlight in diesem Jahr war ein 2×6 Meter großer Catwalk, der die Künstler dieses Jahr noch näher zum Publikum brachte.
Der Aufbau startete bereits am Freitag um 06:30 Uhr und endete am Samstag um 14:00 Uhr. Die letzten Feinheiten regelte das Passepartout Team gemeinsam, so dass wir um 16:00 Uhr pünktlich die Tore öffnen konnten.

Die Besonderheiten einer öffentlichen Veranstaltung

Wie schon gesagt: Die meisten Veranstaltungen, die wir organisieren sind Mitarbeiterfeste, Corporate Events, Tagungen und Kongresse, Händlerveranstaltungen, Galas etc.
Die Beachparty hingegen ist ein Public Event, so dass gewisse Kriterien angepasst werden müssen. Eine unserer Herausforderungen: die Veranstaltung so zu bewerben, dass möglichst viele Personen aus der näheren Umgebung Tickets bestellen.
Dafür wurden in diesem Jahr erstmals Busse als Werbefläche eingesetzt, 4 Linienbusse fuhren Wochen vor der Veranstaltung mit großer Beachparty-Werbung durch Kamp-Lintfort. Zudem gab es Anzeigen in Zeitungen; Plakate und Banner wurden in der Stadt verteilt, es gab große Flyer-Aktionen, sowie Pressearbeit und Radiowerbung.
Darüber hinaus ist Werbung auf den Social Media Plattformen – besonders auf Facebook- inzwischen Pflicht. Durch eine eigene Facebook Seite, eine eigene Facebook Veranstaltung, unzähligen Ticket Gewinnspielen und besondere Aktionen zu bestimmten Anlässen, wie Weihnachten oder Ostern, wurden genug feierwütige Gäste auf die Veranstaltung aufmerksam.

Eine weitere große Herausforderung einer öffentlichen Veranstaltung ist die Sicherheit. Im Vorfeld wurde ein 49-seitiges Sicherheitskonzept erstellt, das genaue Abläufe und eine genaue Berechnung der Sicherheitskräfte und Sanitätern vor Ort definierte. Eine Begehung mit allen Einsatzleitern, Projektleitern, der Feuerwehr und dem Ordnungsamt gehört dazu.

Hinter den Kulissen

– 87 Crewmitglieder waren vor Ort, die auf dem Platz, hinter und auf der Bühne für einen reibungslosen Ablauf sorgten
– Insgesamt ist die Passepartout Crew am VA-Tag 157.780 Schritte gelaufen

Auch wenn die Veranstaltung ein voller Erfolg war, geht nun die Arbeit für uns weiter: Die gesamte Veranstaltung, der Ablauf und die Arbeit im Vorfeld werden kritisch betrachtet und es wird analysiert, was besonders gut lief und welche Punkte verbessert werden können.
Um den Erfolg im nächsten Jahr vielleicht noch toppen zu können.

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