Eine Site Inspection in einem Hotel oder einer Location ist wie eine Art Versicherung. Hier wird garantiert, dass die Gegebenheiten vor Ort den Anforderungen und Wünschen des geplanten Events oder Incentives entsprechen.
Oftmals ist der Eindruck, der durch die Bilder auf der Website entsteht, ganz weit von der Realität entfernt: Im richtigen Winkel wirkt der Raum riesig, unschöne Details werden ausgeschnitten & im Zeitalter von Photoshop wissen wir alle, wie einfach es ist, den Raum mit Licht zu durchfluten, die Flecken aus dem Teppich zu entfernen & die Farben strahlen zu lassen. Hotels präsentieren Fotos von den größten & schönsten Zimmern und meist wurden diese direkt nach Fertigstellung der Zimmer aufgenommen. Die Abnutzungen auf dem Nachttisch & die Spuren an den weißen Wänden kommen erst vor Ort zum Vorschein.
Viele Eventlocations können mittlerweile eine Handvoll eindrucksvoller Bilder von vergangenen Events vorweisen. Aber wie sieht die Location ohne den ganzen Schnick Schnack aus? Wie viel muss investiert werden, um eine wirklich tolle Atmosphäre schaffen zu können? Welche Auflagen müssen beachtet werden?
Aber vor allem auch aus logistischen Gründen empfiehlt sich eine Vor-Ort-Begehung. Laufwege können ausgetestet werden – sind sie für Gäste zumutbar? Man erhält ein Gefühl für Entfernungen & erkennt, wo Ausschilderungen benötigt werden. Auch die Akustik lässt sich nicht auf Bildern beschreiben und Stolper- & andere Gefahrenstellen können frühzeitig erkannt werden.
Insbesondere bei Veranstaltungen in anderen Ländern empfiehlt sich eine Site Inspection, da man dort ggf. nicht die gleichen Standards wie im eigenen Land voraussetzen kann.
Die Realität kann allerdings auch positiver ausfallen als der Eindruck durch die Fotos: die Location scheint doch groß genug zu sein – das war zuvor auf den Bildern nicht ersichtlich, die vorhandene Technik deckt all meine Anforderungen ab & jetzt, wo ich mir das so ansehe habe ich viel mehr Ideen, wie ich konzeptionell diesen Raum inszenieren & gestalten kann.
Auch in Pitchphasen ist es hilfreich, die vorgeschlagenen Locations/die Destinationen zu kennen bzw. einmal dort gewesen zu sein. Gerade in Präsentation, bei denen es besonders auf Emotionen ankommt, die vermittelt werden sollen, kommt es authentischer rüber, wenn man vielleicht die eine oder andere zusätzliche Info streuen oder Hintergründe erzählen kann, die man nicht unbedingt bei google findet.
Zu guter Letzt: Es empfiehlt sich, eine weitere Site Inspection kurz vor der Veranstaltung durchzuführen, denn oftmals liegt eine lange Zeit zwischen Tag der Beauftragung & Veranstaltungstag. In dieser Zeit kann sich einiges ändern & auch alle Abläufe können noch einmal vor Ort mit den verantwortlichen Personen durch gesprochen werden.
Die zeitlichen & finanziellen Ausgaben einer Vor-Ort-Besichtigung können – ganz abgesehen von der Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung – weitaus größere Einsparungen zum späteren Zeitpunkt zur Folge haben.