Insbesondere bei der Konzeption von Tagungen ist das Set-Design immer wieder ein Thema: So gehen die Anforderungen bereits seit langem weg von der üblichen Frontalbeschallung hin zu aktiver Einbindung der Teilnehmer. Diese Forderung nach flexibler Raum- und Setgestaltung hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen – mit ein Grund, dass man sich als Eventagentur bereits in der Konzeptionsphase mit den Möglichkeiten unterschiedlicher Settings beschäftigt und diese an die Kommunikations- und Veranstaltungsziele des Kunden anpasst.
In erster Linie geht es bei Tagungen natürlich um Informationen und deren Vermittlung. Aber: Es geht auch um Diskussion, um Kommunikation, um Netzwerken und vor allem um Interaktion. Es geht um Erlebbarmachen von Zielen und Strategien. Und natürlich verankert man die Botschaften wesentlich nachhaltiger, wenn die Gäste aktiv an der Tagung teilnehmen können und das Gefühl haben, in den Prozess mit eingebunden zu werden.
Ein Raum, der Interaktion fördert, die Gäste in den Fokus rückt, zum Mitmachen einlädt und eine imposante und innovative Spielfläche für die Referenten bietet – ist …
… Die Arena.
Was spricht dafür und was wird erreicht? Hier wird der Gast aktiv in die Szeneriemit einbezogen, er sitzt mitten im Geschehen / im Mittelpunkt und nicht versteckt in einem abgedunkelten Tagungsraum.
Und:
- Die Sicht ist auf allen Plätzen optimal
- Es entsteht ein Dialog auf Augenhöhe
- Referenten können sowohl vor Kopf sprechen, sich aber auch frei in das Publikum bewegen
Eine andere Setting-Variante gerade für einen kleineren Teilnehmerkreis bei Tagungen ist die „Fishbowl“-Methode. Eine kleine Gruppe von Teilnehmern diskutiert im Innenkreis (im „Goldfisch-Glas“) das Thema, während die übrigen Teilnehmer in einem Außenkreis der Diskussion folgen. Möchte ein Teilnehmer aus dem Außenkreis zur Diskussion beitragen, gibt es verschiedene Formen: Nach dem Motto „Nehmen Sie Platz“ steht im Innenkreis ein freier Gast-Stuhl. Will man sich einbringen und mitdiskutieren, setzt man sich dazu, bis man seinen Wortbeitrag leisten konnte. Oder ein Teilnehmer aus dem Innenkreis macht seinen Platz frei, um einem Kollegen aus dem Außenkreis die Mitarbeit zu ermöglichen.
Die Vorteile:
Mitglieder, die sonst in einer großen Gruppe nicht zu Wort kommen, können jederzeit in den Innenkreis wechseln und ihre Meinung äußern bzw sich mit den Anderen austauschen.Das schafft Identifiktion mit dem Thema und mit der Arbeit daran. Ein Teilnehmer, der keine Lust mehr hat, mit zu diskutieren, kann einfach aussteigen und von außen zuhören. Dadurch bleibt die Diskussion aktiv und verliert sich weniger in Sackgassen.
Fazit:
Nicht jedes Settingformat ist für jede Art von Tagungen geeignet. Das bedeutet für uns als Eventagentur: Unseren Kunden dahingehend konzeptionell zu beraten bzw. ihm auch hier neue Wege zu eröffnen und zu zeigen.